東日本システム

株式会社 東日本システム（以下、当社）は、独自の経営理念と行動規範に基づき、より良いサービスの提供をこころがけることにより、広く社会・経済の発展に寄与することを目指しております。

そうした中、お客様を始め当社に関わりのある方の個人情報はすべて大切な財産であると認識し、またこれらの取り扱いに関して最大の注意を払うことは重大な社会的責務でもあると考えております。

そこで、当社では全ての事業活動におきまして、以下の通り個人情報保護方針を定め、役職員一同がこれを尊守することを宣言いたします。

1. 個人情報の管理について

   当社は、「個人情報の保護に関する法律」および関連するその他の法令、国が定める指針その他の規範を遵守のうえ、個人情報の取扱いについて社内の規程類に則り、適切な管理を行います。

2. 個人情報の利用方法について

   当社では、適切な個人情報の取得・利用を行うため以下の利用目的を定め、その目的の達成に必要な範囲内で本人から同意を得て取得した個人情報を取り扱います。当社は、取得した個人情報を以下の利用目的の範囲を超えた取り扱い（目的外利用）を行わないとともに、目的外利用を防止するための適切かつ十分な措置を講じます。

   1. システム開発、運用等に関わる受託契約の範囲内での利用
   2. お取引における契約等の管理
   3. 業務上の連絡
   4. 年賀状、事務所移転、異動等のご案内
   5. 採用、人事労務管理
   6. 製品・サービスの紹介、セミナー開催など事業活動に関する案内。この利用については、お客様の要求により停止させることができます。
   7. お客様及び営業先への連絡、訪問

   その他の目的で個人情報をご提供いただく場合は、その都度、利用目的をお伝えし同意をいただいてから利用いたします。

3. 個人情報の第三者への提供について

   当社では、個人情報を以下のいずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者にも提供いたしません。

   1. ご本人の同意がある場合
   2. ご本人が希望されるサービスを行うために業務を委託する業者に対して開示・提供する場合
   3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意をいただくことが困難な場合
   4. その他法令に基き開示・提供を求められた場合
   5. 個人を識別することができない状態（統計資料等）で開示・提供する場合

4. 個人情報の管理、安全対策について

   当社は、保有する個人情報については、正確かつ最新の状態に保つよう努め、個人情報への不正アクセス、滅失、破壊、改ざん及び漏えい等のリスクを認識し、当社が可能な予防並びに是正を徹底します。
   その利用目的に応じた適切な安全管理措置として、例えば以下の対策を講じます。

   1. 「個人情報保護方針」「公表文書」「個人情報折扱規定」「安全管理規定」の策定と周知
   2. 組織的安全管理措置：取扱責任者・担当者の限定、報告連絡体制の明確化、点検管理の実施
   3. 人的安全管理措置：全従業者への定期的な研修、新任者への初期研修、秘密保持契約締結
   4. 物理的安全管理措置：管理区域、取扱区域の設定、施錠管理、復元不可能な消去・廃棄
   5. 技術的安全管理措置：アクセス権限のさいしょうか、外部からの不正アクセス防止
   6. 外国において個人データを取り扱う場合：当該外国の外的環境の把握と措置

5. 個人情報保護マネジメントシステムについて

   当社は、保有する個人情報保護のためのマネジメントシステムを定め、これを実効あるものとして運用するとともに継続的な改善に努めます。

6. 個人情報保護に関するお問い合わせについて

   当社は、個人情報の取扱いに関するご本人からのお問い合わせ及び相談について、適切に対応します。

弊社は、２０１４年４月に一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）より、個人情報について適切な取り扱いが行われている企業に与えられるプライバシーマークを取得しています。

当社ではお客様及び他事業者からの業務依頼に伴う、個人情報の受諾管理も行っております。これら間接的に取得した個人情報に関しては下記の通り、利用範囲内を取り決め適切に運用いたします。

1. 利用範囲について

   業務	利用範囲
   Webサービス(ASP)	運用データメンテナンスの代行 お客様別システムカスタマイズ時の開発資料 システム運用サポート システムに不具合等が発生した場合の検証資料 個人情報委託元と同一の事業者からの委託業務において、その契約範囲内での利用
   ソフトウェア開発	データベース構築 ソフトウェア開発資料 運用データメンテナンスの代行 システム運用サポート システムに不具合等が発生した場合の検証資料

2. 開示、訂正、削除等のお問い合わせについて

   これら、お客様及び他事業者からの依頼に伴い間接的に取得した個人情報については、当社は開示、訂正、削除等の権限を有しておりません。

当社で取り扱う個人情報につきましては、ご本人から個人情報の開示、訂正、削除等のご要望をいただいた場合、法令等に従って適切かつ滞りなく対応をいたします。

1. 手続きの方法について

   当社、【個人情報に関する各種ご請求、苦情、ご相談のお問い合わせ窓口】までご連絡ください。
   詳しい手続きの方法について直接ご説明いたします。

2. 必要書類について

   運転免許証、健康保険証等の公的証明書などご本人様であることが確認できる書類が必要となります。
   また、代理人による請求の場合にはその旨を示す委任状も必要となります。
   詳細につきましては、初回お問い合わせの際にご案内させていただきます。
   

3. 手数料について

   対応に当たりまして、利用目的の通知のお求めと開示のご請求につきましては、当社では手数料として、1,000円(税込み)をいただいております。
   支払い方法等の詳細につきましては、初回お問い合わせの際にご案内させていただきます。

4. 対応をお断りさせていただく場合について

   以下のいずれかに該当する場合、個人情報の開示、訂正、削除等をお断りさせていただく場合がございます。

   1. 本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
   2. 違法又は不正な行為を助長し、または誘発する恐れのある場合
   3. 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
   4. 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
   5. 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
   6. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
   7. 法令に違反することとなる場合
   8. 訂正等の対象が事実ではなく、評価等に関する情報である

   
   また、該当する個人情報が、当社が他社よりの委託を受けて管理しているものであるなど、当社に対応する権限が与えられていない場合にもお断りさせていただく場合がございます。
   あらかじめご了承の程よろしく御願いいたします。

当社の企業理念は、未来にむけて安心な地域社会づくりをめざすことです。

この理念のもと当社業務で知り得た特定個人情報については、当社の社会的責任として全社を挙げてその保護に取り組んでまいります。

そこで、当社の特定個人情報の保護活動を以下のとおり定め、特定個人情報保護方針とします。

1. 特定個人情報の取得と利用及び提供

   当社は個人番号関係事務を処理するために、取得目的を明確にしたうえで、番号法で限定的に明記された目的の範囲内に限り、特定個人情報を取得します。
   また、特定個人情報の利用及び提供は、番号法で限定的に明記された場合を除き、行い、取得した目的を超えた使用は行いません。

2. 準拠法等

   当社は、「行政手続における特定の個人を種別するための番号の利用等に関する法律」「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン（事業者編）」その他の規範を遵守いたします。

3. 特定個人情報の管理と保護

   特定個人情報の管理は、厳重に行うこととし、番号法で限定的に明記された場合を除き保管しません。また、保管する場合、特定個人情報に関する漏えい、滅失又はき損を防ぐための適切な予防ならびに是正処置を行います。

4. 特定情報事務取扱、開示・訂正・利用停止への対応

   本件に関する取扱・開示・訂正・利用停止への対応部署は、以下になります。
   株式会社　東日本システム
   〒950-0916　新潟県新潟市中央区米山3-1-31-1215
   TEL 025-288-5568 ／ FAX. 025-333-0558
   責任者：特定個人情報保護責任者／顧客窓口責任者
   

5. 特定個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

   特定個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

6. 個人情報保護に関するお問い合わせについて

   当社は、個人情報の取扱いに関するご本人からのお問い合わせ及び相談について、適切に対応します。

1. 特定個人情報の利用目的

   株式会社東日本システム(以下「弊社」といいます)は、従業者もしくは社外者から特定個人情報をご提供頂く場合はあらかじめその目的を明示させて頂き、同目的の範囲内で利用いたします。特定個人情報をご提供頂いた際に明示した目的の範囲を超えて従業者もしくは外部者の特定個人情報を利用が行いません。
   弊社では特定個人情報を以下のような目的で利用させて頂きます。
   従業者もしくは外部者にかかる社会保障、税、災害対策 を利用目的とします。
   目的事務としては、
   

   • 源泉徴収票作成事務
   • 扶養控除等（異動）申告書、給与所得者の保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告
   • 書作成事務
   • 退職所得に関する申告書作成事務
   • 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務
   • 健康保険・厚生年金保険届出事務
   • 健康保険・厚生年金保険申請・請求事務
   • 雇用保険・労災保険届出事務
   • 雇用保険・労災保険申請・請求事務
   • 雇用保険・労災保険証明書作成事務

   である。

2. 特定個人情報の第三者提供に関して

   弊社は、従業者もしくは社外者の特定個人情報を、第三者に提供することはありません。

3. 業務委託について

   弊社は、正当な利用目的の範囲において、弊社の業務委託先などに社員の特定個人情報を、開示、委託または提供する場合があります。その際には、弊社と委託先会社または提携会社間の委託契約や機密保持契約などにおいて、特定個人情報保護に関する契約を締結した上で、特定個人情報の開示、委託または提供を行います。但し、提供するお客様の個人情報は、当該業務の遂行に必要となる最低限の特定個人情報のみとし、また使用範囲もその範囲に限定します。

4. 特定個人情報の事務取扱担当者の明確化について

   弊社にて総務部を特定個人情報の事務取扱担当部署と定め、定期的に特定個人情報にかかる教育、内部監査を行います。